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关于做好2017年归档工作的通知
2017-06-09 08:18   审核人:

 

关于做好2017年归档工作的通知

 

各部门:

 

为进一步推进我院档案工作的规范化、制度化管理,确保学院各类文件材料及时、完整的归档,更好地为学院中心工作服务,按照《西安翻译学院档案管理办法》的有关规定,现将2017年归档要求通知如下:

 

一、归档范围与时间

 

在学院教学、科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学院主要职能活动、具有保存和利用价值的各种类型和载体形式(纸质、照片、磁盘等)的文件材料和实物均应归档保存。要重视收集在重大活动、会议(如全院性活动、各项检查评估等)中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。(具体的归档范围见附件1:《西安翻译学院档案分类、归档范围及保管期限》)

 

12016年形成的文书类文件材料应在2017630日以前完成归档工作;科研和仪器设备采购等材料在项目完成后三个月内归档;基建项目的材料在项目竣工验收后六个月内或工程决算审计后三个月内归档。

 

22017届毕业生的学籍档案,应在615日完成归档工作。2017届毕业生的的学籍卡、成绩表应在加盖教务处公章后并在2017615日以前完成归档工作。

 

32017届各班毕业生合影照片(含电子版和座次表,不过塑)应以系为单位在630日前整理归档;重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。

 

二、归档要求

 

1、各级领导要高度重视本部门的立卷归档工作,认真查验归档文件材料是否齐全、完整、准确,严把质量关,防止漏归、错归;兼职档案员要认真做好平时预立卷工作,合理分类,安全存放,加强与机要档案科的联系,积极接受业务指导和监督检查,保证本部门文件材料及时、完整归档,任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。

 

2、学院实行文件材料由部门立卷归档的制度,各归档部门应将归档的文件材料按照立卷方法和要求,组成案卷,移交给机要档案科。      

 

3、依据《高等学校档案管理办法》和我院实际情况,实行纸质材料和电子材料同步归档的制度。归档的电子文件与纸质文件内容一致,要以该文件的题名来命名。

 

4、各类档案的整理要求如下:

 

1)各类档案要遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,使文件便于保管与利用。各归档部门应按文件形成的部门、时间排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图样在后。

 

2)确定文件材料的保管价值,要根据学院工作需要,进行准确判断:凡反映学院主要职能活动和历史面貌,对学院和社会有长远利用价值的,列为永久保管;

 

3)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。

 

4)一般不能使用复印件归档;如无原件的,应在复印件上加盖单位印章归档。

 

5、各部门需登陆“南大之星”档案管理软件输入相应内容,经机要档案科核查无误,由机要档案科打印交接目录,经移交部门领导审核签字后向机要档案科移交。移交时,交接双方须签字并标明移交日期。

 

6、机要档案科将组织工作人员陆续到各部门指导归档事宜,在归档过程中如有任何疑问,请及时与机要档案科联系,我们将提供具体的业务咨询和指导。

 

1)党群类、声像类、实物类、报道类

 

联系人:李老师      联系电话:85892561

 

2)教学类、学生类、科研类、基建类

 

联系人:陈老师    联系电话:85892561

 

3)行政类、财会类、外事类、人物类、设备类

 

联系人:尹老师     联系电话:85892561

 

 

西安翻译学院机要档案科

 

201768

 

附件1:《西安翻译学院档案分类、归档范围及保管期限》

 

附件【附件1:《西安翻译学院档案分类、归档范围及保管期限》.xlsx已下载
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