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西安翻译学院档案管理办法
2016-06-29 17:11   审核人:

 

西安翻译学院档案管理办法

 

第一章 总则

   

 第一条  为了加强本院档案建设,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,结合实际情况制定本办法。

   

 第二条  学院档案是在从事教学、党政管理以及其他各项活动中直按形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

   

 第三条  档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须纳入整体发展规划,集中管理,加强领导,做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

   

第二章 体制、机构和任务

   

第四条  学院档案工作在院长统一领导下,确定一名副院长分管,并建立机要档案科,由学院办公室领导。

   

 第五条  机要档案科的基本任务

   

1.贯彻执行国家档案法及有关法令、政策和规定,规划全院档案工作;

   

2.制定本院关于档案工作的规章制度,并监督、指导和检查执行情况;

   

3.接收、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案及有关资料;

   

4.开展档案利用工作;

   

5.编辑档案参考资料,编制检索工具,开发档案信息资源;

   

6.负责全院档案员的培训。

   

 第六条 机要档案科配主任1名,专职档案员3名,并保持相对稳定。

   

 第七条 各分院,各系、部、处、科、室分别设兼职档案员,负责本单位档案资料的收集、整理、保管和移交。兼职档案员接受机要档案科的业务指导。

   

第三章 归档工作

   

 第八条  归档依据。《普通高等学校档案管理办法》规定:“高等学校应建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研和党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存”“必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。”

   

 第九条  归档范围。凡是从事教学、科研、管理,以及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,包括管理、教学、科研、基建、出版、外事、财会,和教职工的档案材料。

   

 第十条  归档时间。

   

1.党政管理部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底钱归档。

   

2.教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档。

   

3.科研、基建部门,应在项目完成后两个月内归档。

   

4.财会部门,应在会计年度结束,再保管一年后归档。

   

5.声像制作部门,应在完成后及时归档。

   

6.书、报出版部门,应在印发时归档。

   

7.教职工档案,由人事干部会同档案人员,随时收集补充有关资料,归入本人档案之中。

   

第四章 档案文件的整理

   

 第十一条  归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

   

 第十二条  归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数,应齐全完整。去掉金属物,剪裁、修补、托裱,超大纸张折叠,复制不合规格的文件材料。

   

 第十三条  采取年度—问题—保管期限的基本分类方法。分年度一般以文件签发即落款日期,判定文件所属年度。跨年度形成的文件统一在办结年度归档。由多份文件合为一件的,应以装订时排在前面的文件的日期为准。教学年度形成的文件,按起始年归档,如20002001学年归入2000年。

   

 第十四条  归档文件要以“件”为整理单位,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件和复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。每件首页加盖归档章,并用线装订。

   

 第十五条  归档文件在卷盒的排列,要遵循事由原则,使密切相关、参照性强的文件相对集中。同一事由的相关文件,应按形成的时间先后顺序排列,或者按重要程度依次排列。

   

 第十六条  完成基本编目。主要是归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。

   

第五章 档案管理与应用

   

 第十七条  学院机要档案科应根据不同门类档案形成的规律和特点,进行分类、编号和排列。

   

 第十八条  机要档案科按照上级教育行政部门和档案管理部门的规定,做好档案鉴定工作。对超过保管期限,失去保存价值的档案,应征得有关部门同意并造册,经领导批准后销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

   

 第十九条  机要档案科的档案,主要供本院利用,所属教职工凭处级以上单位证明信,方可查阅、摘抄、复印相关、对口的档案材料;外单位或个人需利用档案时,应持介绍信,经院办领导批准;凡利用档案涉及机密或重大问题时,须经主管院长批准。

   

 第二十条  建立档案查阅、利用效果登记簿和档案专用摘录单。

   

 第二十一条  学院档案要妥善保管,采取防火、防盗、防虫、防鼠、防潮等措施。档案人员对所存档案资料保管情况定期检查,发现问题,及时采取补救措施,确保档案的完整与安全。

   

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