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西安翻译学院文件材料归档制度
2016-06-29 17:17   审核人:

 

西安翻译学院文件材料归档制度

 

一、   归档依据

 

国家教委发布《普通高等学校档案管理办法》规定:“高等学校应建立和完善归档制度,并纳入教学科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存”“必须按照规定向本校档案部门移交、集中管理,任何个人不得据为己有。”

 

二、   归档范围

 

凡是从事教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录,包括管理、教学、科研、基建、出版、外事、财会以及学生和教职工的档案材料,都应归档。

 

三、   归档时间

 

1、     学院行政管理部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档;

 

2、     各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;

 

3、     科研、基建部门,应在项目完成后两个月内归档;

 

4、     财会部门,应在会计年度终了,再保管一年后的元月底前归档;

 

5、     声像制作部门,应在完成后及时归档;

 

6、     书、报出版部门,应在印发时归档;

 

7、     负责学生档案部门,应在本届毕业后的次年九月归档;

 

8、     负责人事档案部门,应将收集补充的档案材料,及时补入本人档案之中。

 

四、   归档要求

 

1、     文书档案,材料应质地优良、书绘工整、有明确的形成单位与时间,公文要有印章,并附原稿。

 

2、     教学档案,要有明确的形成单位、时间、学年和学期;试题档案除明确学年、学期外,还要显示专业、课程、考种、考级。

 

3、     照片档案,必须由底片、照片和文字说明三部分组成,说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。

 

4、     财会档案要按照国家财政部、档案局《会计档案管理办法》第四条办理:“各单位每年形成的会计档案,都应由财务会计部门按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。”

 

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