关于印发《西安翻译学院档案管理办法（试行修订）》的通知
西译院发（2018）13号
各单位、各部门：
现将《西安翻译学院档案管理办法（试行修订）》予以印发，请认真遵照执行。
2018年3月9日
西安翻译学院档案管理办法（试行修订）
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法规，为加强我校档案工作，充分发挥档案的作用，更好地为学校各项工作服务，特制定本办法。
第二条 学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录，均属学校档案。
第三条 档案工作是学校党政、教学、科研管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，也是学校各项工作评估的重要内容之一。学校各单位、各部门应当高度重视档案工作，自觉做好档案的归档保存工作，保证学校档案工作依法有序开展。
第四条 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 档案管理机构设置及工作职责
第五条 学校档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。学校成立档案工作委员会，负责对全校档案工作中的重大问题进行讨论和审议。档案工作委员会主任由校长和党委书记担任，副主任由分管校领导担任，成员为各单位、各部门负责人。
第六条 档案工作委员会办公室设在学校办公室，办公室机要档案科是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作具体管理部门，同时又是保存、提供利用和服务的部门，负责全校归档工作的监督和指导。
第七条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校机要档案科的分支机构，分室行政上由所在单位管理，业务上受机要档案科指导、监督和检查。
第八条 学校各单位确定一位主要负责人分管档案工作，并根据实际需要配备1-2名专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、立卷工作，并按规定向学校机要档案科移交。各部门专（兼）职档案管理人员应保持相对稳定，确因工作需要调离岗位时，必须报机要档案科备案，并选好人员做好交接工作。
第九条 档案工作经费列入学校预算，专款专用。各单位对于保存本部门档案材料所需费用应在本部门经费中给予解决。
第十条 机要档案科工作职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第三章 工作人员与岗位职责
第十一条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，在职称、福利上享受教学、科研和管理人员同等待遇和依法享受有毒有害物质保护等有关待遇。
第十三条 分管档案工作的校领导职责：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与学校办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第十四条 机要档案科科长岗位职责：
（一）在分管校领导及校办主任的领导下，全面负责机要档案科工作，负责机要档案科工作职责的全面实施；
（二）组织学校专兼职档案人员学习宣传和贯彻执行《档案法》等有关法规，并根据有关法律、法规，负责制定、实施学校档案管理的各项规章制度；
（三）负责制定学校档案工作发展规划、计划，并组织实施。做好每年档案工作的总结、汇报工作；
（四）负责指导、监督、检查、考核学校各部门的档案工作；
（五）负责档案管理人员的业务学习、培训工作，并积极组织档案工作人员参加上级档案部门以及高校档案工作相关组织的活动；
（六）负责协调学校档案管理各环节之间的关系；
（七）负责学校档案鉴定与销毁的组织工作；
（八）负责学校档案管理现代化建设的规划与实施；
（九）组织档案工作人员搞好档案信息开发工作；
（十）负责机要档案科年度经费的预算与经费使用的审核工作；
（十一）负责统一部署机要档案科的安全工作；
（十二）完成学校交办的其他任务。
第十五条 机要档案科工作人员岗位职责：
（一）根据分工范围，做好所管档案的接收、整理、编目、登账、建卡、排架、保管、统计等工作；
（二）根据分工范围，对有关部门或单位的立卷归档进行监督、指导；
（三）编制检索工具和参考资料，主动热情地做好档案的提供利用工作；
（四）做好库房管理和有关设备的维护、使用工作，搞好库房清洁卫生；
（五）严格遵守保密制度，确保档案安全检查；
（六）坚守工作岗位，遵守劳动纪律。
第十六条 各单位分管档案工作的领导职责：
（一）领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入单位的议事日程和有关人员的职责范围；
（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难；
（三）检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档；
（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作。
第十七条 各单位及各档案分室专（兼）职档案人员岗位职责：
（一）坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；
（二）负责本部门文件材料的积累、保管、整理和立卷归档工作，保证归档材料完整、准确、系统；
（三）主动接受档案科和业务指导员的督促检查，对归档案卷要做到组卷合理，编页号准确，案卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
（四）编制所藏档案的检索工具，做好案卷的统计工作，移交档案科的案卷要与案卷目录相符，按照档案科规定的时间一并移交档案科；
（五）注意文件材料的安全和保密工作。
第四章 档案的管理
第十八条 学校各单位要建立、健全档案工作的检查、考核、与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。同时，应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学校档案有党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等门类。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体。
第十九条 学校实行档案材料形成单位（课题组）立卷的归档制度。各立卷单位应确立一名负责人分管档案工作，选配好兼职档案员。各单位兼职档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，由分管档案工作的负责人对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核后，向学校档案科移交。
第二十条 归档时间和手续：
（一）党、政管理部门在次年4月底以前归档；
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在每年11月底前归档；
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。否则，将视其情况给予一定处罚；
（四）接收档案必须填写移交清册，写明案卷标题、卷内文件件数、页数、案卷质量、移交时间，交接双方要签名盖章；
（五）财会、人事档案管理办法分别由财务处、人事处制定。
第二十一条 机要档案科要遵循便于保管和利用的原则，对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十二条 机要档案科要应用档案保护技术，最大限度地延长档案寿命。对已破损、字迹褪色的档案，应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目，机要档案科应至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交机要档案科保存。
第二十四条 个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，机要档案科可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条 机要档案科应按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报档案工作委员会批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十六条 机要档案用房要达到“三室”（办公室、库房、阅览室）分开。档案库房要力求符合国家关于档案保管用房的各项标准，有防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防磁、防潮、防尘、防高温等安全设施和应急措施，库房标准温度为14℃-24℃，标准相对湿度为45-60%。定期检查档案保管状况，遇到特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。
第二十七条 机要档案科必须建立档案统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向上级报送档案工作基本情况统计表。
第五章 档案的利用与公布
第二十八条 机要档案科要严格执行国家、学校保密制度，按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经机要档案科长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意。需要利用的档案涉及重大问题或者国家私密，应当经学校保密办批准，必要时报请分管校领导审查批准。
第三十一条 对学校重要、珍贵档案的利用，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经校办主任、机要档案科科长批准，必要时报请分管校领导审查批准。
第三十二条 学校机要档案科是学校出具档案证明的唯一机构。加盖机要档案科公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十三条 寄存在机要档案科的档案，归寄存者所有。机要档案科如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条 机要档案科出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并上报分管校领导批准。
第六章 奖励与惩罚
第三十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护与现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十六条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案占为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第三十六条 本办法适用于全校各级各类档案管理工作。
第三十七条 本办法具体条款由校办负责解释。
第三十八条 本办法自文件印发之日起执行，原有《西安翻译学院档案管理暂行办法》（西译院发〔2007〕71号）同时废止。
