关于建立2019级新生档案的通知

各二级学院：

现需建立2019级新生档案，具体工作安排如下：

一、新生档案材料内容及盖章要

1.入学通知书

2.入学体检表（加盖我校医务室章）

3.军训考核表（加盖二级学院章）

4.学生学籍表（在加盖教务处章）

5.高中档案

6.团员材料

7.录取花名册（加盖教务处章）

二、表格填写要求

1.《学生学籍表》请用黑色签字笔填写，一式两份，表上粘贴反映相貌特征的照片，应是近期照，身份证号、招生来源地、入学成绩、学习经历、父母和亲属的工作单位、联系方式、住址、邮编一栏要详细填写，不得空项，如有曾用名，也要填写（个人不得随意更改），各种表格上的姓名、出生年月日要和身份证一致。身份证复印件要裁剪后虚贴在《学籍表》背面右上角；

2.在填写档案袋封面时，要注意两种情况：一是如果学生忘带高中档案，则暂时在“备注”一栏写明原因，并告知学生及时补交；二是如果学生遗失高中档案，则让学生写明情况，签字装入该生档案袋中，并在“高中学籍档案”一栏用“X”表示；

3.档案袋面书写页数时，有字体及表格的都算一页。档案袋要求书写清晰、干净、整洁，不得涂改，如有不确定的内容，可先用铅笔书写。

三、整理新生档案应注意的问题

1.核实生源地，避免造成同名同姓学生档案生源地的错误；

2.核实班级、学号，避免造成同名同姓学生档案的班级错误；

3.核实新生档案材料是否齐全。（新生档案应该包含入学通知书、入学体检表、军训考核表、学生学籍表、高中档案、团员材料、录取花名册）

三、日常管理要求

学生档案是属于保密性档案资料，按照我校要求，整理好的学生档案按照学号由小到大的顺序排列，各院档案管理员逐一核实无误后，必须由二级学院统一管理。

四、新生档案检查时间安排

五、学籍档案工作人员联系方式

学籍档案负责人：陈老师

联系电话：85892561

                                                                  西安翻译学院办公室

                                                                    2019年11月13日